При подготовке архивных справок и архивных выписок выявляются несоответствия, несовпадения, расхождения данных в оригиналах документов, находящихся на хранении в архивном отделе,  и документов находящихся у граждан.

Как оформляются архивные справки и выписки в таких случаях?

Запросы социально - правового характера выполняются архивным отделом в соответствии с административным регламентом предоставления администрацией муниципального образования Щербиновский район муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок и архивных копий», утвержденным постановлением администрации муниципального образования Щербиновский район от 28 декабря 2018 года     № 696 и «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 г. № 526 (далее – Правила).

Согласно Правил:

« …при подготовке архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие только одного из них должны быть оговорены в тексте справки в скобках: «Так в документе», «Так в тексте оригинала».

Сведения, имеющиеся в архиве по запросу о работе и (или) учебе в нескольких организациях, касающиеся одного лица, включаются в одну архивную справку.

По тексту архивной справки в качестве примечаний могут быть оговорены неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала: «Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво».

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, суммирование данных, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

В архивной справке должны быть приведены архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, использовавшихся для ее составления…»